Per il lavoro e la vita moderna, la videoconferenza gioca un ruolo assolutamente indispensabile. Trascende le barriere geografiche e connette istantaneamente persone diverse. Tuttavia, il suo valore va ben oltre il semplice strumento di comunicazione. Un efficiente sistema di videoconferenza può rimodellare il modo di collaborare e migliorare o migliorare l'efficienza del processo decisionale esecutivo. Efficienza, efficacia e, allo stesso tempo, propone requisiti chiari e specifici per le condizioni ambientali del software e dell'hardware e le abitudini di utilizzo dei partecipanti. I capitoli seguenti inizieranno dalla situazione applicativa reale per esplorare in modo approfondito come massimizzare i vantaggi della videoconferenza e anche evitare o evitare alcune insidie comuni.
Come scegliere il software di videoconferenza giusto per la tua azienda
Il fattore più importante da considerare quando si sceglie un software è lo scenario aziendale. Le grandi aziende spesso tengono riunioni tra reparti e transfrontalieri, il che richiede che il software abbia una concorrenza elevata e stabile e una gestione sofisticata delle autorizzazioni, come discussioni di gruppo e chat private durante le riunioni. I team di piccole e medie dimensioni apprezzano relativamente la facilità d'uso e i costi. Una piattaforma integrata che integra gestione della pianificazione, messaggistica istantanea e collaborazione sui file è solitamente più pratica e può ridurre la perdita causata dal passaggio tra diverse applicazioni.
In secondo luogo, implica l’integrazione e la sicurezza della tecnologia. La possibilità di integrare perfettamente il software negli strumenti OA esistenti dell'azienda, negli strumenti CRM o negli strumenti di gestione dei progetti determina la fluidità del flusso di lavoro. La sicurezza non deve essere compromessa. È necessario prestare attenzione al fatto che il fornitore di servizi fornisca misure di crittografia da un'estremità all'altra, nonché alla conformità dell'archiviazione dei dati e alla funzione di gestione in background del controllo del registro per l'accesso. Non ignorare l’importantissima ancora di salvezza della sovranità dei dati a causa del cieco perseguimento di numerose e complesse funzioni.
Quali sono le procedure necessarie per tenere una videoconferenza efficace?
La preparazione prima dell’incontro è estremamente importante. Ciò che l'organizzatore deve fare è pubblicare in anticipo un'agenda che copra argomenti chiari, abbia la base per stabilire obiettivi attesi e piani per la durata e aggiunga anche alcune informazioni di base essenziali. Ciò può aiutare i partecipanti a partecipare alla riunione. Le persone coinvolte nell'incontro possono aiutarli a pensare in anticipo, evitando così che l'incontro diventi solo una comunicazione informativa a senso unico. Allo stesso tempo, una persona responsabile del controllo della situazione in loco dovrebbe essere designata come moderatore e una persona responsabile della scrittura dei registri e del perfezionamento delle risoluzioni e delle cose da fare dovrebbe essere designata come custode dei registri.
Durante la riunione l'ordine del giorno deve essere rigorosamente seguito. Il moderatore deve guidare il discorso ed evitare che la discussione si discosti dall'argomento centrale, garantendo al tempo stesso che le opinioni di tutti possano essere pienamente espresse. Si consiglia di utilizzare la funzione “alza la mano” o l'area chat per porre domande in modo ordinato. Tutte le conclusioni chiave e le azioni da intraprendere devono essere riviste e confermate da tutto il personale prima della fine della riunione e la persona responsabile e la scadenza devono essere chiaramente definite.
Quali sono i problemi di etichetta più comuni nelle videoconferenze?
Di solito il comportamento irrispettoso più comune è la mancanza di rispetto fondamentale per l'incontro. Ciò include arrivare in ritardo, non accendere la fotocamera, avere suoni rumorosi in sottofondo o svolgere un lavoro irrilevante durante la riunione. Accendere la fotocamera è la base per creare fiducia. Può trasmettere informazioni non verbali e rendere la comunicazione più faccia a faccia. Si consiglia di scegliere uno sfondo semplice e professionale e di assicurarsi che il viso sia ben illuminato.
Un altro tipo di problema è che l’efficienza della comunicazione è bassa. Ci sono situazioni in cui alcune persone occupano a lungo il microfono da sole per parlare di contenuti non correlati all'argomento. Altri rimarranno in silenzio durante tutto il processo e non contribuiranno con alcuna idea. Tuttavia, i partecipanti efficienti dovrebbero perfezionare i loro discorsi, concentrarsi sull'argomento e rimanere sempre muti quando gli altri parlano per evitare interferenze dovute a rumori come la digitazione sulla tastiera e utilizzare il linguaggio del corpo come annuire per dare feedback.
Come risolvere i problemi di rete e audio nelle videoconferenze
Il primo nemico è l’instabilità della rete. Si consiglia a tutti i partecipanti principali, in particolare all'host, di utilizzare una connessione di rete cablata, che è molto più affidabile del Wi-Fi wireless. Puoi condurre un test della velocità della rete prima della riunione e disattivare i download in background o i servizi di streaming non necessari. Molte piattaforme dispongono di un'opzione di "downgrade" che riduce automaticamente la risoluzione video per garantire un audio fluido quando le condizioni della rete sono scarse.
I problemi audio sono solitamente causati dall'apparecchiatura. Quelle cuffie economiche, o i microfoni incorporati dei laptop, possono facilmente captare gli echi nell'ambiente e i suoni della tastiera. Se acquisti un microfono per cuffia USB con funzione di riduzione del rumore, puoi migliorare notevolmente la qualità del suono. In un ambiente in cui molte persone si trovano insieme (ad esempio quando si lavora da casa), l'uso delle cuffie può impedire efficacemente che il suono dell'altoparlante venga nuovamente captato dal microfono, provocando un forte ululato.
In che modo le videoconferenze influiscono sulla collaborazione del team e sulla cultura aziendale
L’aspetto positivo è che rompe i limiti fisici dello spazio ufficio, rendendo possibile il lavoro a distanza o il lavoro ibrido, il che aiuta le aziende ad attrarre una gamma più ampia di talenti. Connessioni video regolari possono consentire ai membri del team dispersi di mantenere un "senso di presenza" e utilizzare la condivisione dello schermo per modificare congiuntamente documenti e far avanzare il processo di progetto in tempo reale, il che è più diretto rispetto allo scambio di e-mail.
Tuttavia, l’impatto negativo non può essere ignorato. L'eccessivo affidamento alle videoconferenze può portare alla "stanchezza da riunione", che a sua volta consuma l'energia dei dipendenti e li rende informali. E le opportunità di comunicazione sporadiche, come gli scambi nelle sale da tè, sono state notevolmente ridotte, il che non favorisce la collisione di idee innovative e la coesione emotiva del team. Le aziende devono lasciare consapevolmente delle lacune nel programma e creare spazi sociali online che non siano guidati da compiti per mantenere i legami culturali.
Quali sono le tendenze di sviluppo della tecnologia di videoconferenza in futuro?
L’integrazione approfondita dell’intelligenza artificiale è una direzione chiara. I sistemi futuri non solo saranno in grado di trascrivere e tradurre in tempo reale, ma saranno anche in grado di analizzare autonomamente le emozioni durante la riunione, estrarre argomenti chiave e quindi generare riepiloghi intelligenti ed elenchi di cose da fare. Ciò può liberare i partecipanti dalla registrazione del lavoro e consentire loro di concentrarsi completamente sulla discussione stessa. Anche lo sfondo virtuale e la tecnologia di riduzione del rumore audio saranno più intelligenti e privi di emozioni.
Ciò che sta nascendo è la realtà mista, ovvero l'esperienza della conferenza MR. Con l'aiuto di apparecchiature VR AR, i partecipanti alla conferenza entreranno in uno spazio digitale comune come avatar virtuali. Qui, non solo possono utilizzare modelli 3D, ma anche realizzare graffiti su lavagne virtuali per ottenere un'esperienza di collaborazione più coinvolgente. Questo tipo di esperienza sarà utilizzato soprattutto in campi professionali come la revisione dell'architettura della progettazione del prodotto che richiedono un senso dello spazio e operazioni fisiche.
Di fronte alla normalizzazione del modello di ufficio ibrido, cosa pensa delle misure che la videoconferenza può svolgere per mantenere la coesione del team e la vitalità dell’innovazione, e delle carenze che esistono ma che non possono essere sostituite da altre cose? Siete invitati a condividere le vostre intuizioni ed esperienze pratiche nell'area commenti. Se questo articolo ti è stato utile, metti mi piace e condividilo con i colleghi bisognosi.
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